Monelle yrittäjälle kirjanpito-ohjelmiston vaihtaminen tuntuu isolta askeleelta. Mitä tapahtuu vanhoille tiedoille? Entä jos vaihto tapahtuu kesken tilikauden? Meneekö kaikki sekaisin?
Vastaus on: ei mene. Vaihto on suoraviivaisempaa kuin luulet, kunhan tiedät mitä odottaa.
Milloin vaihtaminen kannattaa?
Ohjelma ei enää palvele sinua
Jos käytät enemmän aikaa ohjelman kanssa tappelemiseen kuin varsinaiseen kirjanpitoon, se on merkki. Hyvä kirjanpito-ohjelmisto ei vaadi kirjanpitotaustaa. Se ohjaa, ehdottaa ja hoitaa rutiinit automaattisesti.
Hinta ei vastaa arvoa
Vanhat ohjelmistot veloittavat usein kalliisti ominaisuuksista, joita et käytä. Jos maksat kuukausittain tuntikausia manuaalista työtä vaativasta ohjelmistosta, kannattaa laskea, mitä aika oikeasti maksaa.
Yrityksesi on kasvanut tai muuttunut
Toiminimestä osakeyhtiöksi, palveluliiketoiminnasta verkkokauppaan tai ensimmäisen työntekijän palkkaaminen — nämä muutokset voivat tarkoittaa, että aiempi ohjelmisto ei enää riitä.
Ohjelmisto ei integroidu pankkiisi
Manuaaliset tiliotteiden latailut ovat aikaa vieviä ja virhealttiita. Nykyaikaisissa ohjelmistoissa pankkiyhteys toimii automaattisesti.
Milloin vaihtaa — tilikauden alussa vai kesken vuoden?
Yleisin neuvo on vaihtaa tilikauden alussa, eli 1.1. Silloin aloitat puhtaalta pöydältä eikä vanhan tilikauden lukuja tarvitse siirtää.
Kesken tilikauden vaihtaminen on kuitenkin täysin mahdollista. Silloin siirretään tilikauden alun avaavat saldot uuteen ohjelmistoon ja jatketaan siitä eteenpäin. Tiedot ennen vaihtoa pysyvät vanhassa ohjelmistossa arkistossa.
Käytännössä monet yrittäjät odottavat tilikauden loppua, mutta jos nykyinen ohjelmisto tuottaa jatkuvasti ongelmia, kesken vuoden vaihtaminen on parempi kuin puolen vuoden odottaminen.
Miten vaihto tapahtuu käytännössä?
1. Tarkista tilikauden tilanne
Ennen vaihtoa kannattaa varmistaa, että kirjanpito on ajan tasalla nykyisessä ohjelmistossa. Kaikki kuitit on kirjattu, laskut on kohdistettu, tiliotteet on täsmäytetty.
2. Vie ulos tärkeimmät raportit
Lataa nykyisestä ohjelmistosta tuloslaskelma, tase ja pääkirja. Nämä toimivat vertailupohjana ja varmistuksena.
3. Siirrä avaavat saldot
Uuteen ohjelmistoon syötetään tilikauden avaavat saldot — tai vaihdon ajankohdan taseen mukaiset saldot, jos vaihdat kesken vuoden. Tämä on yleensä yksinkertaisempaa kuin miltä se kuulostaa.
4. Kytke pankki ja aloita
Kun pankkiyhteys on kytketty, ohjelma alkaa hakea tapahtumat automaattisesti. Ensimmäiset kirjaukset syntyvät lähes itsestään.
Mitä tiedoille tapahtuu?
Vanhat tiedot jäävät vanhaan ohjelmistoon. Sinulla on yleensä pääsy niihin vielä jonkin aikaa kirjanpitovelvoitteiden täyttämiseksi. Kirjanpito on lain mukaan säilytettävä kuusi vuotta, joten on tärkeää, että arkisto on tallessa jossain muodossa.
Jos haluat siirtää historiadataa uuteen ohjelmistoon, se on mahdollista osassa ohjelmistoja — mutta usein tarpeeton lisätyö. Riittää, että tiedot ovat saatavilla.
NoCFO tekee vaihtamisesta helpon
NoCFO:ssa vaihtaminen tapahtuu aloituskokouksen kautta. Käymme läpi tilanteesi, siirrämme tiedot ilmaiseksi — myös kesken tilikauden — ja varmistamme, että kaikki on kunnossa ennen kuin jatkat eteenpäin.
Pankkiyhteys kytkeytyy muutamassa minuutissa. Yli 2 500 eurooppalaista pankkia on tuettu ilman lisäkuluja.
Kokeile ilmaiseksi osoitteessa nocfo.io. Plus-paketti alkaa 20 eurosta kuukaudessa vuosiliittymällä (24 € kuukausilaskutuksella). Pro alkaa 40 eurosta (48 € kuukausilaskutuksella) ja Growth-paketti alkaen 84 eurosta kuukaudessa suuremmille volyymeille.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko kirjanpito-ohjelmistoa vaihtaa kesken tilikauden?Kyllä. Siirrät avaavat saldot vaihdon ajankohdalta ja jatkat uudessa ohjelmistossa siitä eteenpäin. Tiedot ennen vaihtoa säilyvät vanhassa ohjelmistossa.
Mitä tapahtuu vanhoille kirjanpitotiedoille?Ne jäävät vanhaan ohjelmistoon. Kirjanpito on säilytettävä kuusi vuotta, joten varmista, että arkisto on tallessa joko vanhassa ohjelmistossa tai erillisessä arkistossa.
Kauanko vaihtaminen kestää?Useimmiten muutaman tunnin aktiivista työtä. NoCFO:n aloituskokous ja tiedonsiirto hoituvat yhdessä istumisessa.
Pitääkö olla kirjanpitotausta vaihtaakseen?Ei. NoCFO ohjaa prosessin läpi, ja tekoäly hoitaa kirjausehdotukset automaattisesti heti alusta.